Software de gestão imobiliária: o que é, o que deve fazer e como escolher.

Um software de gestão imobiliária é um sistema de registro para uma carteira de imóveis. Ele guarda os imóveis e suas unidades, os inquilinos e contratos de locação, o aluguel devido e o que foi pago, os reparos e as empresas que os fazem, os custos de cada edifício e os relatórios e documentos que proprietários e investidores esperam.

Os nomes se sobrepõem. Você verá a mesma categoria descrita de várias maneiras, cada uma com uma ênfase um pouco diferente:

Software de gestão de imóveis

Ênfase na operação diária de imóveis alugados: unidades, inquilinos, contratos, registros de cobrança de aluguel, atrasos e manutenção.

Software de gestão de imóveis para aluguel

O mesmo, geralmente voltado a locadores e carteiras residenciais menores.

Software de gestão de portfólio imobiliário

Ênfase no desempenho entre imóveis: ocupação, receita, despesas, NOI, avaliações e retornos, muitas vezes para proprietários e investidores.

Hausverwaltungssoftware

O termo alemão, que abrange a Mietverwaltung (unidades alugadas para proprietários) e, muitas vezes, a WEG-Verwaltung (associações de condomínio).

Software de propriedade fracionada ou de sindicalização

Software para vender cotas de um imóvel a vários investidores: ofertas, subscrições, quadros de cotistas e distribuições.

Não é o mesmo que um software de contabilidade, que mantém a escrituração e entrega declarações de impostos, nem o mesmo que um CRM de vendas, que acompanha leads e negócios. Um bom software de gestão imobiliária produz números limpos para o seu contador e mantém os relacionamentos com proprietários e inquilinos que seguem um negócio.

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   Um cadastro de imóveis e unidades

   Cada edifício e cada unidade alugável com seu tipo, área, cômodos e aluguel-alvo, e um status de ocupação derivado dos contratos em vez de digitado à mão. Veja imóveis e unidades.

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   Inquilinos e contratos com um ciclo de vida

   Aluguel, encargo, dia de vencimento, caução, início, fim e aviso prévio em cada contrato, e uma regra de que a mesma unidade não pode ser alugada duas vezes ao mesmo tempo. Veja contratos e inquilinos.

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   Um livro de aluguel por contrato

   Cobranças mensais geradas automaticamente, meses parciais proporcionais, pagamentos registrados com referência e método, e correções feitas por anulação, nunca por edição. Dos livros saem o rent roll e a lista de atrasos com antiguidade. Veja rent roll e atrasos.

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   Manutenção e fornecedores

   Ordens de serviço com prioridade, status, fornecedor e custo, e uma linha do tempo de atualizações, para que um reparo nunca se perca entre colegas. Veja manutenção e fornecedores.

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   Despesas, DRE e extratos de proprietários

   Custos por imóvel e categoria, resultado operacional líquido e um extrato para cada proprietário em qualquer período. Veja despesas e extratos de proprietários.

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   Um portal para proprietários e investidores

   Um lugar onde as pessoas para quem você trabalha leem seus extratos e documentos, de preferência sob a sua marca e não a do fornecedor. Veja o portal de proprietários e investidores.

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   Documentos com controle de acesso

   Contratos, certificados e extratos arquivados no imóvel, contrato ou proprietário certo e compartilhados apenas com quem deve vê-los. Veja documentos.

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   Funções, trilha de auditoria e proteção de dados

   Quem pode alterar o quê, um registro de cada alteração, login em duas etapas, criptografia de campos sensíveis e um contrato de processamento de dados. Veja segurança.

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   Ele modela unidades ou apenas imóveis?

   Se você aluga apartamentos, escritórios ou vagas de garagem separadamente, o software deve guardar unidades com seus próprios contratos. Caso contrário, ocupação e atrasos são chutes.

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   As cobranças de aluguel são automáticas e idempotentes?

   As cobranças devem aparecer no dia de vencimento sem que ninguém as crie, os meses parciais devem ser proporcionais e executar o mês novamente não pode cobrar duas vezes.

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   Você pode confiar no histórico?

   Pergunte se um pagamento pode ser editado depois do fato. Anular com um motivo e uma trilha de auditoria é o que permite responder a um proprietário ou auditor anos depois.

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   Quem movimenta o dinheiro?

   Alguns produtos cobram o aluguel e pagam os proprietários; outros registram os pagamentos que você recebe. Registrar mantém sua relação com o banco e evita entregar dinheiro de clientes a um fornecedor de software. Decida o que você quer.

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   Como o preço cresce?

   Por unidade, por imóvel, por usuário ou uma parte do aluguel. Modele sua carteira daqui a três anos, não hoje, antes de comparar.

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   O que proprietários e investidores veem?

   Um portal com a sua marca, o seu domínio e apenas os registros deles é um serviço diferente de um PDF por e-mail.

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   Ele serve ao seu país?

   Idioma para a sua equipe e seus proprietários, moedas, onde os dados são hospedados e fluxos locais, como a Nebenkosten na Alemanha. Pergunte o que é automatizado e o que não é.

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   Com que rapidez dá para sair?

   Verifique se você pode exportar seus dados e quanto tempo leva a configuração. Um software de autosserviço que funciona no mesmo dia reduz o risco de escolher errado.

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   Comece pelo cadastro

   Primeiro imóveis e proprietários, depois unidades. A maioria das ferramentas, o EasyHaus inclusive, importa imóveis e clientes de CSV com uma simulação.

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   Insira os contratos atuais

   Apenas os vigentes. Use a data de início do contrato e o aluguel atual, e registre a caução que você retém.

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   Escolha um mês inicial para o livro

   Gere cobranças a partir de um mês limpo e insira saldos iniciais de inquilinos já em atraso como cobranças, para que a lista de atrasos esteja correta desde o primeiro dia.

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   Migre reparos e fornecedores conforme surgirem

   Trabalhos em aberto viram ordens de serviço; fornecedores são adicionados quando você os atribui pela primeira vez.

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   Convide os proprietários por último

   Quando o primeiro extrato de proprietário estiver correto, convide os proprietários para o portal.

Rent roll

A lista de contratos de um período com aluguel, encargo, valor cobrado, valor pago e saldo.

Atrasos

Aluguel e encargos vencidos e não pagos. Saldo positivo significa que o inquilino deve.

Antiguidade

Atrasos agrupados por há quanto tempo a cobrança não paga mais antiga está vencida, por exemplo 0 a 30, 31 a 60, 61 a 90 e mais de 90 dias.

Encargo (Nebenkosten)

Um pagamento antecipado mensal dos custos operacionais além do aluguel, acertado depois com os custos repassáveis reais.

Despesa repassável (umlagefähig)

Um custo que pode ser repassado aos inquilinos na prestação de contas de custos operacionais.

Taxa de ocupação

Unidades ocupadas, inclusive as em aviso prévio, divididas por todas as unidades disponíveis para alugar.

Resultado operacional líquido (NOI)

Receita recebida menos despesas operacionais, antes de despesas de capital e financiamento.

Extrato do proprietário

Um relatório a um proprietário de imóvel para um período: aluguel cobrado e recebido, despesas e o resultado líquido.

Ordem de serviço

Um trabalho de manutenção com seu imóvel, unidade, prioridade, fornecedor, status e custo.

Mietverwaltung

Alemão para a administração de unidades alugadas em nome de seus proprietários.

WEG-Verwaltung

Alemão para a administração de uma associação de proprietários de condomínio, incluindo Hausgeld, o Wirtschaftsplan e as assembleias de proprietários.

Quadro de participações

Na propriedade fracionada, a lista de quem detém quantas cotas de um imóvel.

Distribuição

Um pagamento de receita ou de proventos de venda aos titulares de um imóvel, dividido por sua participação.