Руководство
Программа для управления недвижимостью: что это, что она должна уметь и как её выбрать.
Большинство портфелей недвижимости ведут в электронной таблице для аренды, в папке для договоров, в почтовом ящике для ремонтов и в календаре для окончания договоров. Это работает, пока портфель не вырастет, не появится второй сотрудник или собственник не задаст вопрос, на который никто не может быстро ответить.
Это руководство объясняет, что делает программа для управления недвижимостью, какие функции важны для какого вида бизнеса, как работают распространённые модели ценообразования и что проверить перед выбором. В конце даны чек-лист и глоссарий терминов, с которыми вы встретитесь.
Что такое программа для управления недвижимостью?
Программа для управления недвижимостью — это учётная система портфеля недвижимости. В ней хранятся объекты и их помещения, арендаторы и договоры аренды, причитающаяся арендная плата и то, что уже оплачено, ремонты и компании, которые их выполняют, затраты по каждому зданию, а также отчёты и документы, которых ждут собственники и инвесторы.
Названия пересекаются. Одну и ту же категорию описывают по-разному, с немного разными акцентами:
- Программа для управления недвижимостью (property management)
- Акцент на повседневной работе с арендуемой недвижимостью: помещения, арендаторы, договоры, учёт арендных платежей, задолженность и обслуживание.
- Программа для управления арендной недвижимостью
- То же самое, обычно для арендодателей и небольших жилых портфелей.
- Программа для управления портфелем недвижимости
- Акцент на результатах по всем объектам: заполняемость, доход, расходы, NOI, оценки и доходность, часто для собственников и инвесторов.
- Hausverwaltungssoftware
- Немецкий термин, охватывающий Mietverwaltung (арендуемые помещения для собственников) и часто WEG-Verwaltung (объединения собственников жилья).
- Программа для долевого владения или синдицирования
- Программа для продажи долей объекта нескольким инвесторам: предложения, подписки, таблицы капитализации и выплаты.
Это не то же самое, что бухгалтерская программа, которая ведёт учёт и подаёт налоговые декларации, и не то же самое, что CRM для продаж, которая отслеживает лиды и сделки. Хорошая программа для управления недвижимостью выдаёт чистые цифры для бухгалтера и сохраняет отношения с собственниками и арендаторами, которые остаются после сделки.
Кто использует
Риелторы и агенты по аренде
Управляют арендой для арендодателей после сдачи: аренда, задолженность, ремонты и отчёты для собственников.
Компании по управлению недвижимостью
Ведут здания многих собственников с командой, ролями и журналом аудита.
Hausverwaltungen
Mietverwaltung в Германии: помещения, Mieter, авансовые платежи Nebenkosten, ремонты и счета собственников.
Компании в сфере недвижимости
Владеют смешанным портфелем и управляют им, отслеживая заполняемость, NOI и оценки.
Частные инвесторы и арендодатели
Заменяют таблицу аренды при небольшом числе объектов.
Семейные офисы
Недвижимость в разных юрлицах, у членов семьи и в разных валютах.
Что должна уметь программа для управления недвижимостью
Восемь возможностей покрывают работу почти любого портфеля. Первые четыре составляют операционное ядро; остальные определяют, будет ли программа расти вместе с вами.
Реестр объектов и помещений
Каждое здание и каждое сдаваемое помещение с видом, площадью, комнатами и целевой арендой, а также статус заполняемости, определяемый по договорам, а не вводимый вручную. См. объекты и помещения.
Арендаторы и договоры с жизненным циклом
Арендная плата, эксплуатационный платёж, день оплаты, залог, начало, окончание и уведомление по каждому договору, а также правило, по которому одно и то же помещение нельзя сдать дважды одновременно. См. договоры и арендаторы.
Реестр аренды по каждому договору
Ежемесячные начисления создаются автоматически, неполные месяцы считаются пропорционально, платежи записываются с номером и способом, а исправления делаются аннулированием, а не редактированием. Из лицевых счетов формируются реестр аренды и список задолженности с возрастным анализом. См. реестр аренды и задолженность.
Обслуживание и подрядчики
Заявки на обслуживание с приоритетом, статусом, подрядчиком и стоимостью и с историей обновлений, чтобы ремонт никогда не терялся между коллегами. См. обслуживание и подрядчики.
Расходы, P&L и отчёты для собственников
Затраты по объектам и категориям, чистый операционный доход и отчёт для каждого собственника за любой период. См. расходы и отчёты для собственников.
Портал для собственников и инвесторов
Место, где люди, на которых вы работаете, читают свои отчёты и документы, в идеале под вашим брендом, а не брендом поставщика. См. портал собственника и инвестора.
Документы с контролем доступа
Договоры аренды, сертификаты и отчёты привязаны к нужному объекту, договору или собственнику и доступны только тем, кто должен их видеть. См. документы.
Роли, журнал аудита и защита данных
Кто что может менять, журнал каждого изменения, двухфакторный вход, шифрование конфиденциальных полей и соглашение об обработке данных. См. безопасность.
Сравнение управления недвижимостью, управления портфелем и долевого владения
| Вопрос | Управление недвижимостью | Управление портфелем | Долевое владение |
|---|---|---|---|
| Основной пользователь | Агенты, управляющие, Hausverwaltungen | Собственники, компании в сфере недвижимости, семейные офисы | Спонсоры и синдикаторы |
| Основные записи | Помещения, арендаторы, договоры, реестр аренды, заявки на обслуживание | Доход, расходы, NOI, оценки, доходность | Предложения, заказы, таблица капитализации, выплаты |
| Главный отчёт | Сводка по аренде и задолженность | P&L по объекту и результаты портфеля | Таблица капитализации и отчёты для инвесторов |
| Кто видит портал | Собственники и арендодатели | Собственники, партнёры, члены семьи | Инвесторы |
| В EasyHaus | Всегда включено | Всегда включено | Модуль, который вы включаете: долевое владение |
Как выбрать: восемь вопросов
Работает ли она с помещениями или только с объектами?
Если вы сдаёте квартиры, офисы или парковочные места отдельно, программа должна хранить помещения с их собственными договорами. Иначе заполняемость и задолженность будут догадками.
Начисления аренды автоматические и идемпотентные?
Начисления должны появляться в день оплаты без чьего-либо участия, неполные месяцы должны считаться пропорционально, а повторный запуск месяца не должен начислять дважды.
Можно ли доверять истории?
Спросите, можно ли отредактировать платёж задним числом. Аннулирование с указанием причины и журнал аудита позволяют ответить собственнику или аудитору спустя годы.
Кто проводит деньги?
Одни продукты собирают аренду и платят собственникам; другие записывают платежи, которые вы получаете. Запись сохраняет ваши отношения с банком и избавляет от передачи денег клиентов поставщику программы. Решите, что вам нужно.
Как растёт цена?
За помещение, за объект, за пользователя или доля от аренды. Смоделируйте свой портфель через три года, а не сегодня, прежде чем сравнивать.
Что видят собственники и инвесторы?
Портал с вашим брендом, вашим доменом и только их записями — это совсем не то же самое, что PDF по электронной почте.
Подходит ли она для вашей страны?
Язык для вашей команды и ваших собственников, валюты, место размещения данных и местные процессы, например Nebenkosten в Германии. Спросите, что автоматизировано, а что нет.
Как быстро можно уйти?
Проверьте, можно ли экспортировать данные и сколько времени занимает настройка. Программа с самостоятельным подключением, которая работает в тот же день, снижает риск неправильного выбора.
Модели ценообразования
| Модель | Как это работает | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| За помещение | Ежемесячная плата за каждое помещение или дверь | Счёт растёт с каждым новым зданием, включая свободные помещения. |
| За объект | Плата за здание | Большие и маленькие здания стоят одинаково; смешанные портфели трудно прогнозировать. |
| Процент от аренды | Доля от собранной арендной платы | Обычно связано с тем, что поставщик сам собирает аренду; стоимость растёт вместе с уровнем арендной платы. |
| За пользователя или место | Плата за каждого, кто входит в систему | Проверьте, кто считается пользователем: только команда или также собственники и арендаторы. |
| Тарифы | Пакеты функций по фиксированным ценам | Нужная вам следующая функция может оказаться в следующем тарифе. |
EasyHaus тарифицирует по местам: одна цена за члена команды и одна за собственника или инвестора с доступом к порталу, все функции включены. Арендаторы, помещения, объекты и подрядчики не ограничены и не тарифицируются. См. цены.
Переход с электронных таблиц
Начните с реестра
Сначала объекты и собственники, затем помещения. Большинство инструментов, включая EasyHaus, импортируют объекты и клиентов из CSV с пробным запуском.
Внесите действующие договоры
Только живые. Используйте дату начала договора и текущую арендную плату и запишите залог, который у вас хранится.
Выберите начальный месяц для лицевого счёта
Формируйте начисления с чистого месяца и вводите начальные остатки арендаторов, уже имеющих задолженность, как начисления, чтобы список задолженности был верным с первого дня.
Переносите ремонты и подрядчиков по мере необходимости
Открытые работы становятся заявками на обслуживание; подрядчики добавляются при первом назначении.
Приглашайте собственников в последнюю очередь
Когда первый отчёт для собственника будет выглядеть правильно, приглашайте собственников на портал.
Чек-лист программы для управления недвижимостью
Используйте этот список на демонстрациях и пробных периодах. Каждая строка — вопрос с ответом «да» или «нет».
- Объекты с помещениями разных видов: жилые, коммерческие, парковки, кладовые.
- Статус заполняемости считается по договорам, недоступные помещения исключаются.
- Жизненный цикл договора: черновик, действует, уведомление, завершён, с защитой от пересечений.
- Арендная плата и эксплуатационный платёж начисляются автоматически в день оплаты, в неполные месяцы пропорционально.
- Платежи записываются со способом и номером; исправления через аннулирование с указанием причины.
- Реестр аренды за любой месяц и задолженность с возрастными интервалами.
- Залоги учитываются по каждому договору.
- Заявки на обслуживание с приоритетом, подрядчиком, историей и стоимостью.
- Расходы по категориям, отметка возмещаемых затрат, NOI по каждому объекту.
- Отчёты для собственников за период и по валютам.
- Брендированный портал для собственников и инвесторов на вашем домене.
- Документы с правилами видимости, версиями и подтверждениями ознакомления.
- Роли, обязательная двухфакторная аутентификация и журнал аудита, который никто не может удалить.
- Указано место размещения данных, есть соглашение об обработке данных и экспорт данных.
- Языки для вашей команды и ваших клиентов.
- Цена, которая не растёт с каждым помещением.
- Бесплатный пробный период со всеми функциями.
Глоссарий
- Реестр аренды
- Список договоров аренды за период с арендной платой, эксплуатационным платежом, начисленной суммой, оплаченной суммой и балансом.
- Задолженность
- Арендная плата и платежи, срок которых наступил и которые не оплачены. Положительный баланс означает, что арендатор должен.
- Возрастной анализ
- Задолженность, сгруппированная по сроку просрочки самого раннего неоплаченного начисления, например 0–30, 31–60, 61–90 и более 90 дней.
- Эксплуатационный платёж (Nebenkosten)
- Ежемесячный аванс на эксплуатационные расходы сверх арендной платы, который позже сверяется с фактическими возмещаемыми затратами.
- Возмещаемый расход (umlagefähig)
- Затрата, которую можно переложить на арендаторов в отчёте по эксплуатационным расходам.
- Уровень заполняемости
- Занятые помещения, включая находящиеся на этапе уведомления, делённые на все помещения, доступные для сдачи.
- Чистый операционный доход (NOI)
- Собранный доход за вычетом операционных расходов, до капитальных затрат и финансирования.
- Выписка для владельца
- Отчёт собственнику объекта за период: начисленная и собранная аренда, расходы и итоговый результат.
- Заявка на обслуживание
- Работа по обслуживанию с объектом, помещением, приоритетом, подрядчиком, статусом и стоимостью.
- Mietverwaltung
- Немецкий термин для управления арендуемыми помещениями от имени их собственников.
- WEG-Verwaltung
- Немецкий термин для управления объединением собственников жилья, включая Hausgeld, Wirtschaftsplan и собрания собственников.
- Реестр долей
- В долевом владении: список того, кто сколькими долями объекта владеет.
- Выплата
- Выплата дохода или выручки от продажи держателям долей объекта, распределённая по их долям.
Где место EasyHaus
EasyHaus охватывает перечисленные выше восемь возможностей в одном продукте для портфелей любого размера и добавляет дополнительный модуль долевого владения. Он записывает арендную плату и платежи, но никогда их не собирает.
Частые вопросы
Остались вопросы? Напишите нам
Чем отличается программа для управления недвижимостью от программы для управления объектами аренды?
Эти понятия пересекаются. Программа для управления объектами аренды обычно охватывает операционную работу со сдаваемой недвижимостью: договоры аренды, арендную плату и обслуживание, а программа для управления недвижимостью дополнительно охватывает доходность портфеля, владельцев и инвесторов. EasyHaus делает и то, и другое.
Какие функции должна иметь программа для управления недвижимостью?
Как минимум: объекты и помещения, арендаторы и договоры аренды, автоматический реестр арендных платежей с реестром аренды и задолженностью, обслуживание и подрядчики, расходы и выписки для владельцев, портал для владельцев, документы, а также роли с журналом аудита.
Сколько стоит программа для управления недвижимостью?
Это зависит от модели: за помещение, за объект, доля от аренды, за пользователя или по тарифам. EasyHaus берёт плату за участника команды и за владельца или инвестора с доступом к порталу и не берёт плату за арендаторов, помещения, объекты и подрядчиков.
Нужна ли программа для управления недвижимостью, если у меня несколько объектов в аренде?
Когда арендные платежи приходят в разные дни, а ремонт и расходы нужно учитывать по каждому объекту, программа экономит время и снижает число ошибок. Одно рабочее место с неограниченным числом помещений, как в EasyHaus, позволяет сохранить низкие затраты для небольшого портфеля.
Должна ли программа для управления недвижимостью принимать арендную плату?
Это вопрос выбора. Приём арендной платы через поставщика добавляет удобства и зависимости; учёт полученных вами платежей сохраняет ваши отношения с банком. EasyHaus фиксирует платежи и никогда не удерживает деньги.
Попробуйте на своём портфеле
Пройдите по списку на своих объектах и договорах аренды. Все функции доступны в бесплатном пробном периоде.
