Leitfaden
Immobilienverwaltungssoftware: was sie ist, was sie leisten sollte und wie Sie sie auswählen.
Die meisten Immobilienportfolios werden mit einer Tabelle für die Miete, einem Ordner für die Mietverträge, einem Posteingang für Reparaturen und einem Kalender für Vertragsenden geführt. Das funktioniert, bis das Portfolio wächst, eine zweite Person dazukommt oder ein Eigentümer eine Frage stellt, die niemand schnell beantworten kann.
Dieser Leitfaden erklärt, was Immobilienverwaltungssoftware leistet, welche Funktionen für welche Art von Unternehmen wichtig sind, wie die gängigen Preismodelle funktionieren und was Sie vor der Auswahl prüfen sollten. Er endet mit einer Checkliste und einem Glossar der Begriffe, denen Sie begegnen werden.
Was ist Immobilienverwaltungssoftware?
Immobilienverwaltungssoftware ist ein Leitsystem für ein Immobilienportfolio. Sie hält die Immobilien und ihre Wohneinheiten, die Mieter und Mietverträge, die fällige und die gezahlte Miete, die Reparaturen und die Firmen, die sie ausführen, die Kosten jedes Gebäudes sowie die Berichte und Dokumente, die Eigentümer und Anleger erwarten.
Die Namen überschneiden sich. Dieselbe Kategorie wird auf mehrere Arten beschrieben, jede mit leicht anderem Schwerpunkt:
- Hausverwaltungssoftware
- Schwerpunkt auf dem Tagesgeschäft vermieteter Immobilien: Wohneinheiten, Mieter, Mietverträge, Mieteingangsbuchungen, Mietrückstände und Instandhaltung.
- Software für die Verwaltung von Mietobjekten
- Dasselbe, meist für Vermieter und kleinere Wohnportfolios.
- Software für Immobilienportfolioverwaltung
- Schwerpunkt auf der Performance über Immobilien hinweg: Belegung, Einnahmen, Ausgaben, NOI, Bewertungen und Renditen, oft für Eigentümer und Anleger.
- Hausverwaltungssoftware
- Der deutsche Begriff, der die Mietverwaltung (vermietete Einheiten für Eigentümer) und oft die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaften) umfasst.
- Software für Bruchteilseigentum oder Syndikate
- Software für den Verkauf von Anteilen einer Immobilie an mehrere Anleger: Angebote, Zeichnungen, Beteiligungsübersichten und Ausschüttungen.
Sie ist nicht dasselbe wie Buchhaltungssoftware, die die Bücher führt und Steuererklärungen abgibt, und nicht dasselbe wie ein Vertriebs-CRM, das Leads und Geschäfte verfolgt. Gute Immobilienverwaltungssoftware liefert saubere Zahlen für Ihren Steuerberater und pflegt die Eigentümer- und Mieterbeziehungen, die auf einen Abschluss folgen.
Wer sie nutzt
Makler und Vermietungsagenturen
Verwalten Vermietungen für Vermieter nach der Vermietung: Miete, Mietrückstände, Reparaturen und Eigentümerabrechnungen.
Immobilienverwaltungsunternehmen
Betreiben die Gebäude vieler Eigentümer mit einem Team, Rollen und einem Prüfprotokoll.
Hausverwaltungen
Mietverwaltung in Deutschland: Wohneinheiten, Mieter, Nebenkostenvorauszahlungen, Reparaturen und Eigentümerkonten.
Immobilienunternehmen
Besitzen und betreiben ein gemischtes Portfolio und verfolgen Belegung, NOI und Bewertungen.
Private Anleger und Vermieter
Ersetzen die Miettabelle für eine Handvoll Immobilien.
Family Offices
Immobilien über Gesellschaften, Familienmitglieder und Währungen hinweg.
Was Immobilienverwaltungssoftware leisten sollte
Acht Fähigkeiten decken die Arbeit fast jedes Portfolios ab. Die ersten vier sind der operative Kern; die übrigen entscheiden, ob die Software mit Ihnen mitwächst.
Ein Register von Immobilien und Wohneinheiten
Jedes Gebäude und jede vermietbare Einheit mit Art, Fläche, Zimmern und Zielmiete und einem aus den Mietverträgen abgeleiteten statt von Hand eingetippten Belegungsstatus. Siehe Immobilien und Wohneinheiten.
Mieter und Mietverträge mit Lebenszyklus
Miete, Nebenkosten, Fälligkeitstag, Kaution, Beginn, Ende und Kündigung bei jedem Mietvertrag und eine Regel, dass dieselbe Einheit nicht zweimal gleichzeitig vermietet werden kann. Siehe Mietverträge und Mieter.
Ein Mietkonto je Mietvertrag
Monatliche Forderungen automatisch erzeugt, Teilmonate anteilig berechnet, Zahlungen mit Verwendungszweck und Zahlungsart erfasst und Korrekturen durch Stornierung, nie durch Bearbeiten. Aus den Kontenbüchern entstehen die Mieterliste und die Mietrückstandsliste mit Altersanalyse. Siehe Mieterliste und Mietrückstände.
Instandhaltung und Dienstleister
Aufträge mit Priorität, Status, Dienstleister und Kosten sowie einem Verlauf der Einträge, damit eine Reparatur zwischen Kollegen nie verloren geht. Siehe Instandhaltung und Dienstleister.
Ausgaben, Ergebnisrechnung und Eigentümerabrechnungen
Kosten nach Immobilie und Kategorie, Nettobetriebsergebnis und eine Abrechnung für jeden Eigentümer für jeden Zeitraum. Siehe Ausgaben und Eigentümerabrechnungen.
Ein Portal für Eigentümer und Anleger
Ein Ort, an dem die Menschen, für die Sie arbeiten, ihre Abrechnungen und Dokumente lesen, idealerweise unter Ihrer Marke statt der des Anbieters. Siehe das Eigentümer- und Anlegerportal.
Dokumente mit Zugriffskontrolle
Mietverträge, Zertifikate und Abrechnungen, bei der richtigen Immobilie, dem richtigen Mietvertrag oder Eigentümer abgelegt und nur mit den Personen geteilt, die sie sehen sollen. Siehe Dokumente.
Rollen, Prüfprotokoll und Datenschutz
Wer was ändern darf, ein Protokoll jeder Änderung, Anmeldung mit zwei Faktoren, Verschlüsselung sensibler Felder und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Siehe Sicherheit.
Hausverwaltung, Portfolioverwaltung und Bruchteilseigentum im Vergleich
| Frage | Hausverwaltung | Portfolioverwaltung | Anteiliges Eigentum |
|---|---|---|---|
| Hauptnutzer | Makler, Verwalter, Hausverwaltungen | Eigentümer, Immobilienunternehmen, Family Offices | Initiatoren und Syndikatoren |
| Kerndatensätze | Wohneinheiten, Mieter, Mietverträge, Mietkonto, Aufträge | Einnahmen, Ausgaben, NOI, Bewertungen, Renditen | Angebote, Aufträge, Beteiligungsübersicht, Ausschüttungen |
| Wichtigster Bericht | Mieterliste und Mietrückstände | Ergebnisrechnung je Immobilie und Portfolio-Performance | Beteiligungsübersicht und Anlegerabrechnungen |
| Wer ein Portal sieht | Eigentümer und Vermieter | Eigentümer, Partner, Familienmitglieder | Anleger |
| In EasyHaus | Immer aktiv | Immer aktiv | Ein Modul zum Einschalten: Bruchteilseigentum |
Wie Sie wählen: acht Fragen
Bildet sie Wohneinheiten ab oder nur Immobilien?
Wenn Sie Wohnungen, Büros oder Stellplätze einzeln vermieten, muss die Software Wohneinheiten mit eigenen Mietverträgen führen. Sonst sind Belegung und Mietrückstände Schätzungen.
Sind Mietforderungen automatisch und idempotent?
Forderungen sollten am Fälligkeitstag erscheinen, ohne dass sie jemand anlegt, Teilmonate sollten anteilig berechnet werden, und ein erneuter Lauf des Monats darf nicht doppelt berechnen.
Können Sie der Historie vertrauen?
Fragen Sie, ob eine Zahlung nachträglich bearbeitet werden kann. Stornieren mit Begründung und ein Prüfprotokoll lassen Sie einem Eigentümer oder Prüfer noch Jahre später antworten.
Wer bewegt das Geld?
Manche Produkte ziehen Miete ein und zahlen Eigentümer aus; andere erfassen Zahlungen, die Sie erhalten. Erfassen erhält Ihre Bankbeziehung und vermeidet, Kundengeld an einen Softwareanbieter zu geben. Entscheiden Sie, was Sie wollen.
Wie wächst der Preis?
Pro Einheit, pro Immobilie, pro Benutzer oder als Anteil an der Miete. Rechnen Sie Ihr Portfolio in drei Jahren durch, nicht heute, bevor Sie vergleichen.
Was sehen Eigentümer und Anleger?
Ein Portal mit Ihrer Marke, Ihrer Domain und nur ihren eigenen Datensätzen ist ein anderer Service als ein PDF per E-Mail.
Passt sie zu Ihrem Land?
Sprache für Ihr Team und Ihre Eigentümer, Währungen, Hosting-Standort der Daten und lokale Abläufe wie Nebenkosten in Deutschland. Fragen Sie, was automatisiert ist und was nicht.
Wie schnell können Sie wieder gehen?
Prüfen Sie, ob Sie Ihre Daten exportieren können und wie lange die Einrichtung dauert. Self-Service-Software, die am selben Tag läuft, senkt das Risiko einer Fehlentscheidung.
Preismodelle erklärt
| Modell | So funktioniert es | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Pro Einheit | Eine monatliche Gebühr für jede Einheit oder Tür | Die Rechnung wächst mit jedem neuen Gebäude, auch mit leeren Einheiten. |
| Pro Immobilie | Eine Gebühr je Gebäude | Große und kleine Gebäude kosten gleich viel; gemischte Portfolios sind schwer vorherzusagen. |
| Prozentsatz der Miete | Ein Anteil an der eingezogenen Miete | Meist daran gekoppelt, dass der Anbieter die Miete einzieht; die Kosten steigen mit dem Mietniveau. |
| Pro Benutzer oder Platz | Eine Gebühr für jede Person, die sich anmeldet | Prüfen Sie, wer als Benutzer zählt: nur das Team oder auch Eigentümer und Mieter. |
| Stufen | Funktionspakete zu festen Preisen | Die Funktion, die Sie als Nächstes brauchen, steckt womöglich in der nächsten Stufe. |
EasyHaus rechnet pro Platz ab: ein Preis je Teammitglied und einer je Eigentümer oder Anleger mit Portalzugang, alle Funktionen inklusive. Mieter, Wohneinheiten, Immobilien und Dienstleister sind unbegrenzt und werden nie berechnet. Siehe Preise.
Umstieg von Tabellen
Beginnen Sie mit dem Register
Erst Immobilien und Eigentümer, dann Wohneinheiten. Die meisten Werkzeuge, auch EasyHaus, importieren Immobilien und Kunden aus CSV mit Testlauf.
Erfassen Sie die aktuellen Mietverträge
Nur die laufenden. Nutzen Sie das Startdatum des Mietvertrags und die aktuelle Miete und erfassen Sie die Kaution, die Sie halten.
Wählen Sie einen Startmonat für das Konto
Erzeugen Sie Forderungen ab einem sauberen Monat und erfassen Sie Anfangssalden für Mieter, die bereits im Rückstand sind, als Forderungen, damit die Mietrückstandsliste vom ersten Tag an stimmt.
Übernehmen Sie Reparaturen und Dienstleister nach und nach
Offene Aufträge werden zu Aufträgen; Dienstleister werden angelegt, wenn Sie ihnen erstmals etwas zuweisen.
Laden Sie Eigentümer zuletzt ein
Sobald die erste Eigentümerabrechnung stimmt, laden Sie Eigentümer ins Portal ein.
Checkliste Immobilienverwaltungssoftware
Nutzen Sie diese Liste in Demos und Testphasen. Jede Zeile ist eine Ja-Nein-Frage.
- Immobilien mit Wohneinheiten verschiedener Art: Wohnen, Gewerbe, Stellplätze, Lager.
- Aus Mietverträgen berechneter Belegungsstatus, ohne nicht verfügbare Einheiten.
- Mietvertragslebenszyklus: Entwurf, aktiv, Kündigung, beendet, mit Überschneidungsschutz.
- Miete und Nebenkosten am Fälligkeitstag automatisch gebucht, in Teilmonaten anteilig berechnet.
- Zahlungen mit Zahlungsart und Verwendungszweck erfasst; Korrekturen durch Stornierung mit Begründung.
- Mieterliste für jeden Monat und Mietrückstände mit Altersklassen.
- Kautionen je Mietvertrag verfolgt.
- Aufträge mit Priorität, Dienstleister, Verlauf und Kosten.
- Ausgaben nach Kategorie, umlagefähige Kosten gekennzeichnet, NOI je Immobilie.
- Eigentümerabrechnungen je Zeitraum und je Währung.
- Ein Portal mit Ihrem Branding für Eigentümer und Anleger, unter Ihrer eigenen Domain.
- Dokumente mit Sichtbarkeitsregeln, Versionen und Bestätigungen.
- Rollen, erzwingbare Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein Prüfprotokoll, das niemand löschen kann.
- Angegebener Hosting-Standort der Daten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenexport.
- Sprachen für Ihr Team und Ihre Kunden.
- Preise, die nicht mit jeder Einheit wachsen.
- Eine kostenlose Testphase mit allen Funktionen.
Glossar
- Mietaufstellung
- Die Liste der Mietverträge in einem Zeitraum mit Miete, Nebenkosten, berechnetem Betrag, gezahltem Betrag und Saldo.
- Mietrückstand
- Fällige und unbezahlte Miete und Kosten. Ein positiver Saldo bedeutet, dass der Mieter schuldet.
- Altersanalyse
- Mietrückstände, gruppiert danach, wie lange die älteste unbezahlte Forderung überfällig ist, zum Beispiel 0 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage.
- Nebenkosten (Betriebskosten)
- Eine monatliche Vorauszahlung für Betriebskosten zusätzlich zur Miete, die später mit den tatsächlich umlagefähigen Kosten abgerechnet wird.
- Umlagefähige Ausgabe
- Ein Kostenposten, der in der Betriebskostenabrechnung an Mieter weitergegeben werden darf.
- Belegungsquote
- Vermietete Einheiten, einschließlich der in Kündigung, geteilt durch alle vermietbaren Einheiten.
- Nettobetriebsergebnis (NOI)
- Eingegangene Einnahmen minus Betriebsausgaben, vor Investitionsausgaben und Finanzierung.
- Eigentümerabrechnung
- Ein Bericht an einen Immobilieneigentümer für einen Zeitraum: berechnete und eingegangene Miete, Ausgaben und das Nettoergebnis.
- Auftrag
- Ein Instandhaltungsauftrag mit Immobilie, Wohneinheit, Priorität, Dienstleister, Status und Kosten.
- Mietverwaltung
- Die Verwaltung vermieteter Einheiten im Auftrag ihrer Eigentümer.
- WEG-Verwaltung
- Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft, einschließlich Hausgeld, Wirtschaftsplan und Eigentümerversammlungen.
- Beteiligungsübersicht
- Beim Bruchteilseigentum die Liste, wer wie viele Anteile einer Immobilie hält.
- Ausschüttung
- Eine Auszahlung von Erträgen oder Verkaufserlösen an die Inhaber einer Immobilie, aufgeteilt nach ihrem Anteil.
Wo EasyHaus passt
EasyHaus deckt die acht Fähigkeiten oben in einem Produkt ab, für Portfolios jeder Größe, und ergänzt ein optionales Modul Bruchteilseigentum. Es erfasst Miete und Zahlungen und zieht sie nie ein.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie uns
Was ist der Unterschied zwischen Immobilienverwaltungssoftware und Hausverwaltungssoftware?
Die Begriffe überschneiden sich. Hausverwaltungssoftware meint meist den Betrieb vermieteter Immobilien, etwa Mietverträge, Miete und Instandhaltung, während Immobilienverwaltungssoftware auch Portfolio-Performance, Eigentümer und Anleger abdeckt. EasyHaus macht beides.
Welche Funktionen sollte Hausverwaltungssoftware haben?
Mindestens: Immobilien und Wohneinheiten, Mieter und Mietverträge, ein automatisches Mietkonto mit Mieterliste und Mietrückständen, Instandhaltung und Dienstleister, Ausgaben und Eigentümerabrechnungen, ein Portal für Eigentümer, Dokumente sowie Rollen mit Prüfprotokoll.
Was kostet eine Software für die Immobilienverwaltung?
Das hängt vom Modell ab: pro Einheit, pro Objekt, als Anteil an der Miete, pro Nutzer oder in Stufen. EasyHaus berechnet pro Teammitglied und pro Eigentümer oder Investor mit Portalzugang und berechnet nichts für Mieter, Einheiten, Objekte oder Dienstleister.
Brauche ich eine Verwaltungssoftware für wenige Mietobjekte?
Sobald Mieten an unterschiedlichen Tagen eingehen und Reparaturen und Kosten je Objekt verfolgt werden müssen, spart Software Zeit und Fehler. Ein einzelner Platz mit unbegrenzten Einheiten, wie bei EasyHaus, hält die Kosten für ein kleines Portfolio niedrig.
Sollte Verwaltungssoftware die Miete einziehen?
Das ist eine Frage der Wahl. Der Mieteinzug über den Anbieter bringt Komfort und Abhängigkeit; wer eingehende Zahlungen nur erfasst, behält die eigene Bankbeziehung. EasyHaus erfasst Zahlungen und hält nie Geld.
Testen Sie es mit Ihrem eigenen Portfolio
Gehen Sie die Checkliste mit Ihren eigenen Objekten und Mietverträgen durch. Alle Funktionen sind in der kostenlosen Testphase enthalten.
