Guía
Software de gestión inmobiliaria: qué es, qué debería hacer y cómo elegirlo.
La mayoría de las carteras de inmuebles se llevan con una hoja de cálculo para los alquileres, una carpeta para los contratos, una bandeja de entrada para las reparaciones y un calendario para los vencimientos. Eso funciona hasta que la cartera crece, se incorpora una segunda persona o un propietario hace una pregunta que nadie sabe responder con rapidez.
Esta guía explica qué hace el software de gestión inmobiliaria, qué funciones importan según el tipo de negocio, cómo funcionan los modelos de precios habituales y qué comprobar antes de elegir. Termina con una lista de comprobación y un glosario de los términos que encontrará.
¿Qué es el software de gestión inmobiliaria?
El software de gestión inmobiliaria es un sistema de registro para una cartera de inmuebles. Contiene los inmuebles y sus unidades, los inquilinos y los contratos, el alquiler pendiente y lo que se ha pagado, las reparaciones y las empresas que las hacen, los costes de cada edificio y los informes y documentos que esperan los propietarios e inversores.
Los nombres se solapan. Verá la misma categoría descrita de varias formas, cada una con un énfasis ligeramente distinto:
- Software de administración de inmuebles
- Énfasis en las operaciones diarias de los inmuebles alquilados: unidades, inquilinos, contratos, registros de cobro de alquileres, impagos y mantenimiento.
- Software de administración de inmuebles en alquiler
- Lo mismo, normalmente dirigido a arrendadores y carteras residenciales más pequeñas.
- Software de gestión de carteras inmobiliarias
- Énfasis en el rendimiento de todos los inmuebles: ocupación, ingresos, gastos, NOI, valoraciones y rentabilidades, a menudo para propietarios e inversores.
- Hausverwaltungssoftware
- El término alemán, que abarca la Mietverwaltung (unidades alquiladas para propietarios) y a menudo la WEG-Verwaltung (comunidades de propietarios).
- Software de propiedad fraccionada o sindicación
- Software para vender participaciones de un inmueble a varios inversores: ofertas, suscripciones, tablas de capitalización y distribuciones.
No es lo mismo que el software de contabilidad, que lleva los libros y presenta las declaraciones de impuestos, ni que un CRM de ventas, que sigue contactos y operaciones. Un buen software de gestión inmobiliaria produce cifras limpias para su contable y conserva las relaciones con propietarios e inquilinos que siguen a una operación.
Quién la utiliza
Agentes inmobiliarios y de alquiler
Administran alquileres para arrendadores tras el alquiler: alquileres, impagos, reparaciones y estados de cuenta del propietario.
Empresas de administración de inmuebles
Administran los edificios de muchos propietarios con un equipo, roles y un registro de auditoría.
Hausverwaltungen
Mietverwaltung en Alemania: unidades, Mieter, anticipos de Nebenkosten, reparaciones y cuentas de propietarios.
Empresas inmobiliarias
Poseen y explotan una cartera mixta y siguen la ocupación, el NOI y las valoraciones.
Inversores y arrendadores particulares
Sustituyen la hoja de cálculo de alquileres para un puñado de inmuebles.
Family offices
Inmuebles repartidos entre entidades, familiares y monedas.
Qué debería hacer el software de gestión inmobiliaria
Ocho capacidades cubren el trabajo de casi todas las carteras. Las cuatro primeras son el núcleo operativo; el resto decide si el software crece con usted.
Un registro de inmuebles y unidades
Cada edificio y cada unidad alquilable con su tipo, superficie, habitaciones y alquiler objetivo, y un estado de ocupación derivado de los contratos en lugar de escrito a mano. Consulte inmuebles y unidades.
Inquilinos y contratos con ciclo de vida
Alquiler, gastos de servicios, día de vencimiento, fianza, inicio, fin y preaviso en cada contrato, y una regla que impide alquilar la misma unidad dos veces a la vez. Consulte contratos e inquilinos.
Un libro de alquileres por contrato
Cargos mensuales generados automáticamente, meses incompletos prorrateados, pagos registrados con referencia y método, y correcciones mediante anulación, nunca mediante edición. De los libros salen la relación de alquileres y la lista de impagos por antigüedad. Consulte relación de alquileres e impagos.
Mantenimiento y proveedores
Órdenes de trabajo con prioridad, estado, proveedor y coste, y una cronología de actualizaciones, para que una reparación nunca se pierda entre compañeros. Consulte mantenimiento y proveedores.
Gastos, cuenta de resultados y estados de cuenta del propietario
Costes por inmueble y categoría, resultado neto de explotación y un estado de cuenta para cada propietario en cualquier periodo. Consulte gastos y estados de cuenta del propietario.
Un portal para propietarios e inversores
Un lugar donde las personas para las que trabaja consultan sus estados de cuenta y documentos, idealmente con su marca y no con la del proveedor. Consulte el portal de propietarios e inversores.
Documentos con control de acceso
Contratos, certificados y estados de cuenta archivados en el inmueble, contrato o propietario correctos y compartidos solo con quienes deben verlos. Consulte documentos.
Roles, registro de auditoría y protección de datos
Quién puede cambiar qué, un registro de cada cambio, inicio de sesión en dos pasos, cifrado de campos sensibles y un acuerdo de encargo de tratamiento de datos. Consulte seguridad.
Administración de inmuebles, gestión de carteras y propiedad fraccionada: comparación
| Pregunta | Administración de inmuebles | Gestión de carteras | Propiedad fraccionada |
|---|---|---|---|
| Usuario principal | Agentes, gestores, Hausverwaltungen | Propietarios, empresas inmobiliarias, family offices | Promotores y sindicadores |
| Registros principales | Unidades, inquilinos, contratos, libro de alquileres, órdenes de trabajo | Ingresos, gastos, NOI, valoraciones, rentabilidades | Ofertas, órdenes, tabla de capitalización, distribuciones |
| Informe clave | Relación de alquileres e impagos | Cuenta de resultados por inmueble y rendimiento de la cartera | Tabla de capitalización y estados de cuenta de inversores |
| Quién ve un portal | Propietarios y arrendadores | Propietarios, socios, familiares | Inversores |
| En EasyHaus | Siempre activo | Siempre activo | Un módulo que se activa: propiedad fraccionada |
Cómo elegir: ocho preguntas que hacer
¿Modela unidades o solo inmuebles?
Si alquila viviendas, oficinas o plazas de aparcamiento por separado, el software debe contener unidades con sus propios contratos. De lo contrario, la ocupación y los impagos son conjeturas.
¿Los cargos de alquiler son automáticos e idempotentes?
Los cargos deben aparecer en el día de vencimiento sin que nadie los cree, los meses incompletos deben prorratearse y ejecutar el mes de nuevo no debe cobrar dos veces.
¿Puede confiar en el historial?
Pregunte si un pago puede editarse a posteriori. Anular con un motivo y un registro de auditoría es lo que permite responder a un propietario o a un auditor años después.
¿Quién mueve el dinero?
Algunos productos cobran los alquileres y pagan a los propietarios; otros registran los pagos que usted recibe. Registrar mantiene su relación con el banco y evita entregar dinero de clientes a un proveedor de software. Decida cuál prefiere.
¿Cómo crece el precio?
Por unidad, por inmueble, por usuario o un porcentaje del alquiler. Modele su cartera dentro de tres años, no la de hoy, antes de comparar.
¿Qué ven los propietarios e inversores?
Un portal con su marca, su dominio y solo sus registros es un servicio distinto de un PDF por correo.
¿Encaja con su país?
Idioma para su equipo y sus propietarios, monedas, dónde se alojan los datos y flujos de trabajo locales, como los Nebenkosten en Alemania. Pregunte qué está automatizado y qué no.
¿Con qué rapidez puede marcharse?
Compruebe que puede exportar sus datos y cuánto tarda la puesta en marcha. Un software de autoservicio que funciona el mismo día reduce el riesgo de elegir mal.
Modelos de precios explicados
| Modelo | Cómo funciona | A qué prestar atención |
|---|---|---|
| Por unidad | Una cuota mensual por cada unidad o puerta | La factura crece con cada edificio que asume, incluidas las unidades vacantes. |
| Por inmueble | Una cuota por edificio | Los edificios grandes y los pequeños cuestan lo mismo; las carteras mixtas son difíciles de predecir. |
| Porcentaje del alquiler | Una parte del alquiler cobrado | Suele ir ligado a que el proveedor cobre los alquileres; el coste sube con los niveles de alquiler. |
| Por usuario o plaza | Una cuota por cada persona que inicia sesión | Compruebe quién cuenta como usuario: solo el equipo, o también propietarios e inquilinos. |
| Niveles | Paquetes de funciones a precios fijos | La función que necesite a continuación puede estar en el siguiente nivel. |
EasyHaus cobra por plaza: un precio por miembro del equipo y otro por propietario o inversor con acceso al portal, con todas las funciones incluidas. Los inquilinos, las unidades, los inmuebles y los proveedores son ilimitados y nunca se facturan. Consulte los precios.
Pasar de las hojas de cálculo
Empiece por el registro
Primero los inmuebles y los propietarios, después las unidades. La mayoría de las herramientas, EasyHaus incluido, importan inmuebles y clientes desde CSV con una simulación.
Introduzca los contratos vigentes
Solo los vigentes. Use la fecha de inicio del contrato y el alquiler actual, y registre la fianza que custodia.
Elija un mes de inicio para el libro
Genere los cargos desde un mes limpio e introduzca los saldos iniciales de los inquilinos que ya están en mora como cargos, para que la lista de impagos sea correcta desde el primer día.
Traslade las reparaciones y los proveedores según vayan surgiendo
Los trabajos abiertos se convierten en órdenes de trabajo; los proveedores se añaden cuando los asigna por primera vez.
Invite a los propietarios al final
Cuando el primer estado de cuenta del propietario se vea bien, invite a los propietarios al portal.
Lista de comprobación de software de gestión inmobiliaria
Use esta lista en demostraciones y pruebas. Cada línea es una pregunta de sí o no.
- Inmuebles con unidades de distintos tipos: residenciales, comerciales, aparcamientos, trasteros.
- Estado de ocupación calculado a partir de los contratos, con las unidades no disponibles excluidas.
- Ciclo de vida del contrato: borrador, activo, preaviso, finalizado, con protección contra solapamientos.
- Alquiler y gastos de servicios generados automáticamente en el día de vencimiento, prorrateados en los meses incompletos.
- Pagos registrados con método y referencia; correcciones mediante anulación con un motivo.
- Relación de alquileres de cualquier mes e impagos con tramos de antigüedad.
- Fianzas controladas por contrato.
- Órdenes de trabajo con prioridad, proveedor, cronología y coste.
- Gastos por categoría, costes repercutibles marcados, NOI por inmueble.
- Estados de cuenta del propietario por periodo y por moneda.
- Un portal con su marca para propietarios e inversores, en su propio dominio.
- Documentos con reglas de visibilidad, versiones y acuses de recibo.
- Roles, autenticación en dos pasos obligatoria y un registro de auditoría que nadie puede eliminar.
- Ubicación del alojamiento de datos indicada, un acuerdo de encargo de tratamiento de datos y exportación de datos.
- Idiomas para su equipo y sus clientes.
- Precios que no crecen con cada unidad.
- Una prueba gratuita con todas las funciones.
Glosario
- Relación de alquileres
- La lista de contratos de un periodo con alquiler, gastos de servicios, importe cargado, importe pagado y saldo.
- Impagos
- Alquileres y cargos vencidos y no pagados. Un saldo positivo significa que el inquilino debe.
- Antigüedad
- Impagos agrupados según el tiempo de retraso del cargo impagado más antiguo, por ejemplo de 0 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días.
- Gastos de servicios (Nebenkosten)
- Un anticipo mensual de gastos de explotación además del alquiler, que se liquida más tarde frente a los costes repercutibles reales.
- Gasto repercutible (umlagefähig)
- Un coste que puede trasladarse a los inquilinos en la liquidación de gastos de explotación.
- Tasa de ocupación
- Unidades ocupadas, incluidas las que están en preaviso, divididas entre todas las unidades disponibles para alquilar.
- Resultado neto de explotación (NOI)
- Ingresos cobrados menos gastos de explotación, antes de gastos de capital y de financiación.
- Liquidación del propietario
- Un informe para el propietario de un inmueble sobre un periodo: alquiler cargado y cobrado, gastos y resultado neto.
- Orden de trabajo
- Un trabajo de mantenimiento con su inmueble, unidad, prioridad, proveedor, estado y coste.
- Mietverwaltung
- En alemán, la administración de unidades alquiladas por cuenta de sus propietarios.
- WEG-Verwaltung
- En alemán, la administración de una comunidad de propietarios, incluidos el Hausgeld, el Wirtschaftsplan y las juntas de propietarios.
- Tabla de participaciones
- En la propiedad fraccionada, la lista de quién posee cuántas participaciones de un inmueble.
- Distribución
- Un pago de ingresos o del producto de una venta a los titulares de un inmueble, repartido según su participación.
Dónde encaja EasyHaus
EasyHaus cubre las ocho capacidades anteriores en un solo producto, para carteras de cualquier tamaño, y añade un módulo de propiedad fraccionada opcional. Registra los alquileres y los pagos y nunca los cobra.
Preguntas frecuentes
¿Tiene alguna otra pregunta? Escríbanos
¿Cuál es la diferencia entre el software de gestión inmobiliaria y el software de administración de inmuebles?
Los términos se solapan. El software de administración de inmuebles suele referirse a las operaciones de los inmuebles alquilados, como contratos, alquileres y mantenimiento, mientras que el software de gestión inmobiliaria abarca además el rendimiento de la cartera, los propietarios y los inversores. EasyHaus hace ambas cosas.
¿Qué funciones debería tener el software de administración de inmuebles?
Como mínimo: inmuebles y unidades, inquilinos y contratos, un libro de alquileres automático con relación de alquileres e impagos, mantenimiento y proveedores, gastos y estados de cuenta del propietario, un portal para propietarios, documentos, y roles con registro de auditoría.
¿Cuánto cuesta un software de gestión inmobiliaria?
Depende del modelo: por unidad, por inmueble, un porcentaje del alquiler, por usuario o por tramos. EasyHaus cobra por miembro del equipo y por propietario o inversor con acceso al portal, y no cobra por inquilinos, unidades, inmuebles ni proveedores.
¿Necesito un software de gestión inmobiliaria para unas pocas propiedades en alquiler?
Cuando el alquiler llega en días distintos y hay que seguir las reparaciones y los gastos por inmueble, un software ahorra tiempo y errores. Un único puesto con unidades ilimitadas, como en EasyHaus, mantiene el coste bajo en una cartera pequeña.
¿Debe un software de gestión inmobiliaria cobrar el alquiler?
Es una elección. Cobrar el alquiler a través del proveedor aporta comodidad y dependencia; registrar los pagos que usted recibe conserva su relación con el banco. EasyHaus registra los pagos y nunca retiene dinero.
Pruébelo con su propia cartera
Repase la lista de comprobación con sus propios inmuebles y contratos. Todas las funciones están en la prueba gratuita.
