برنامج إدارة العقارات: ما هو، وماذا ينبغي أن يفعل، وكيف تختاره.

برنامج إدارة العقارات هو نظام سجلات للمحفظة العقارية. يحتفظ بالعقارات ووحداتها، والمستأجرين وعقود الإيجار، والإيجار المستحق وما دُفع، والإصلاحات والشركات التي تنفذها، وتكاليف كل مبنى، والتقارير والمستندات التي يتوقعها الملاك والمستثمرون.

تتداخل التسميات. سترى الفئة نفسها موصوفة بطرق عدة، لكل منها تركيز مختلف قليلًا:

برنامج إدارة الأملاك

يركز على العمليات اليومية للعقارات المؤجَّرة: الوحدات والمستأجرون وعقود الإيجار وسجلات تحصيل الإيجار والمتأخرات والصيانة.

برنامج إدارة العقارات المؤجَّرة

الشيء نفسه، وعادةً موجّه للملاك والمحافظ السكنية الأصغر.

برنامج إدارة المحافظ العقارية

يركز على الأداء عبر العقارات: الإشغال والدخل والمصروفات وصافي الدخل التشغيلي والتقييمات والعوائد، وغالبًا للملاك والمستثمرين.

برنامج Hausverwaltungssoftware

المصطلح الألماني، ويشمل Mietverwaltung (الوحدات المؤجَّرة للملاك) وغالبًا WEG-Verwaltung (جمعيات ملاك الشقق).

برنامج الملكية الجزئية أو التجميع الاستثماري

برنامج لبيع حصص عقار لعدة مستثمرين: العروض والاكتتابات وجداول الملكية والتوزيعات.

وهو ليس برنامج محاسبة يمسك الدفاتر ويقدم الإقرارات الضريبية، وليس نظام CRM للمبيعات يتتبع العملاء المحتملين والصفقات. فبرنامج إدارة العقارات الجيد يعطي محاسبك أرقامًا نظيفة ويحافظ على علاقات الملاك والمستأجرين التي تلي الصفقة.

1. 1

   سجل للعقارات والوحدات

   كل مبنى وكل وحدة قابلة للتأجير مع نوعها ومساحتها وغرفها والإيجار المستهدف، وحالة إشغال مشتقة من عقود الإيجار لا مكتوبة يدويًا. راجع العقارات والوحدات.

2. 2

   مستأجرون وعقود إيجار بدورة حياة

   الإيجار ورسوم الخدمات ويوم الاستحقاق والتأمين والبدء والانتهاء والإشعار في كل عقد، وقاعدة تمنع تأجير الوحدة نفسها مرتين في وقت واحد. راجع عقود الإيجار والمستأجرون.

3. 3

   دفتر إيجار لكل عقد

   رسوم شهرية تُنشأ تلقائيًا، وأشهر جزئية بالتناسب، ومدفوعات مسجلة بالمرجع والطريقة، وتصحيحات بالإلغاء لا بالتعديل. ومن الدفاتر يأتي سجل الإيجارات وقائمة المتأخرات مع تصنيف الأعمار. راجع سجل الإيجارات والمتأخرات.

4. 4

   الصيانة والموردون

   أوامر عمل مع الأولوية والحالة والمورّد والتكلفة وجدول زمني للتحديثات، فلا يضيع إصلاح بين الزملاء. راجع الصيانة والموردون.

5. 5

   المصروفات والأرباح والخسائر وكشوف المالك

   التكاليف حسب العقار والفئة، وصافي الدخل التشغيلي، وكشف لكل مالك لأي فترة. راجع المصروفات وكشوف المالك.

6. 6

   بوابة للملاك والمستثمرين

   مكان يقرأ فيه من تعمل لأجلهم كشوفهم ومستنداتهم، ويفضل أن يكون بعلامتك لا بعلامة المورّد. راجع بوابة الملاك والمستثمرين.

7. 7

   مستندات مع التحكم في الوصول

   عقود إيجار وشهادات وكشوف محفوظة على العقار أو العقد أو المالك المناسب، ومشاركة فقط مع من يجب أن يراها. راجع المستندات.

8. 8

   الأدوار وسجل التدقيق وحماية البيانات

   من يستطيع تغيير ماذا، وسجل لكل تغيير، وتسجيل دخول بمصادقة ثنائية، وتشفير للحقول الحساسة، واتفاقية معالجة بيانات. راجع الأمان.

1. 1

   هل يمثّل الوحدات أم العقارات فقط؟

   إذا كنت تؤجر الشقق أو المكاتب أو مواقف السيارات منفصلة، فيجب أن يحتفظ البرنامج بوحدات لكل منها عقود إيجارها. وإلا فإن الإشغال والمتأخرات مجرد تخمين.

2. 2

   هل رسوم الإيجار تلقائية ومتكررة الأمان؟

   ينبغي أن تظهر الرسوم في يوم الاستحقاق دون أن ينشئها أحد، وأن تُحتسب الأشهر الجزئية بالتناسب، وألا يؤدي تشغيل الشهر مجددًا إلى محاسبة مرتين.

3. 3

   هل يمكنك الوثوق بالسجل؟

   اسأل هل يمكن تعديل دفعة بعد وقوعها. فالإلغاء مع ذكر السبب وسجل التدقيق هما ما يتيح لك الإجابة عن سؤال مالك أو مدقق بعد سنوات.

4. 4

   من يحرك المال؟

   بعض المنتجات تحصّل الإيجار وتدفع للملاك؛ وأخرى تسجل المدفوعات التي تستلمها. والتسجيل يُبقي علاقتك المصرفية ويجنبك تسليم أموال العملاء إلى مورّد برنامج. قرر أيهما تريد.

5. 5

   كيف ينمو التسعير؟

   لكل وحدة أو لكل عقار أو لكل مستخدم أو نسبة من الإيجار. ضع نموذجًا لمحفظتك بعد ثلاث سنوات، لا اليوم، قبل أن تقارن.

6. 6

   ماذا يرى الملاك والمستثمرون؟

   بوابة بعلامتك ونطاقك وسجلاتهم فقط خدمة مختلفة عن ملف PDF يصل بالبريد الإلكتروني.

7. 7

   هل يناسب بلدك؟

   اللغة لفريقك ولملاكك، والعملات، ومكان استضافة البيانات، وسير العمل المحلي مثل Nebenkosten في ألمانيا. اسأل عما هو مؤتمت وما ليس كذلك.

8. 8

   ما مدى سرعة المغادرة؟

   تحقق من إمكانية تصدير بياناتك ومن المدة التي يستغرقها الإعداد. فالبرنامج ذاتي الخدمة الذي يعمل في اليوم نفسه يقلل خطر الاختيار الخاطئ.

1. 1

   ابدأ بالسجل

   العقارات والملاك أولًا، ثم الوحدات. معظم الأدوات، ومنها EasyHaus، تستورد العقارات والعملاء من CSV مع تشغيل تجريبي.

2. 2

   أدخل عقود الإيجار الحالية

   السارية فقط. استخدم تاريخ بدء العقد والإيجار الحالي، وسجّل التأمين الذي تحتفظ به.

3. 3

   اختر شهر بدء للدفتر

   ولّد الرسوم من شهر نظيف وأدخل الأرصدة الافتتاحية للمستأجرين المتأخرين كرسوم، لتكون قائمة المتأخرات صحيحة من اليوم الأول.

4. 4

   انقل الإصلاحات والموردين عند ظهورهم

   تصبح المهام المفتوحة أوامر عمل؛ ويُضاف الموردون عند إسناد مهمة إليهم أول مرة.

5. 5

   ادعُ الملاك أخيرًا

   عندما يبدو أول كشف مالك صحيحًا، ادعُ الملاك إلى البوابة.

كشف الإيجار

قائمة عقود الإيجار في فترة مع الإيجار ورسوم الخدمات والمبلغ المحاسَب والمبلغ المدفوع والرصيد.

المتأخرات

الإيجار والرسوم المستحقة وغير المدفوعة. الرصيد الموجب يعني أن المستأجر مدين.

تصنيف الأعمار

المتأخرات مجمّعة بحسب مدة تأخر أقدم رسوم غير مدفوعة، مثل 0 إلى 30 و31 إلى 60 و61 إلى 90 وأكثر من 90 يومًا.

رسوم الخدمات (Nebenkosten)

دفعة شهرية مقدمة لتكاليف التشغيل فوق الإيجار، تُسوّى لاحقًا مقابل التكاليف الفعلية القابلة للاسترداد.

مصروف قابل للاسترداد (umlagefähig)

تكلفة يجوز تحميلها على المستأجرين في كشف تكاليف التشغيل.

معدل الإشغال

الوحدات المشغولة، بما فيها التي في فترة الإشعار، مقسومة على جميع الوحدات المتاحة للتأجير.

صافي الدخل التشغيلي (NOI)

الدخل المحصَّل مطروحًا منه المصروفات التشغيلية، قبل النفقات الرأسمالية والتمويل.

كشف المالك

تقرير إلى مالك العقار عن فترة: الإيجار المحاسَب والمحصَّل والمصروفات والنتيجة الصافية.

أمر العمل

مهمة صيانة مع عقارها ووحدتها وأولويتها ومورّدها وحالتها وتكلفتها.

Mietverwaltung

بالألمانية: إدارة الوحدات المؤجَّرة نيابةً عن ملاكها.

WEG-Verwaltung

بالألمانية: إدارة جمعية ملاك الشقق، بما في ذلك Hausgeld وWirtschaftsplan واجتماعات الملاك.

جدول الملكية

في الملكية الجزئية، قائمة بمن يملك كم حصة من عقار.

توزيع

دفعة من الدخل أو عائدات البيع لحائزي عقار، موزعة بحسب حصصهم.